De Erfgoedkring 8460 van Oudenburg beheert en gebruikt verschillende persoonsgegevens. Daarbij respecteert de Erfgoedkring 8460 de relevante privacywetgevingen, waarvan de bekendste de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is, ook wel de GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd. Dat houdt bijvoorbeeld in dat de Erfgoedkring 8460 de gepaste maatregelen neemt om jouw persoonsgegevens te beschermen en transparant met die gegevens omgaat.
In deze privacyverklaring kan je lezen welke rechten je hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens en hoe de Erfgoedkring 8460 met die gegevens omgaat.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee jij als individu rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren bent. Dat kan gaan om jouw naam, telefoonnummer, rijksregisternummer, nummerplaat... Ook combinaties van gegevens waaruit je identiteit valt af te leiden zijn persoonsgegevens. Dat houdt in dat ook bepaalde vragenlijsten waar je naam niet wordt gevraagd persoonsgegevens kunnen bevatten. Als er bijvoorbeeld een bevraging gedaan zou worden waarbij er gepolst wordt bij de bevolking van Oudenburg naar de leeftijdscategorieën (vb. 80-90, 90-100, 100-110, 110+) en er maar één 110-plusser in Oudenburg zou wonen, kan er afgeleid worden wie die vragenlijst invulde. Hierdoor kan die informatie ook persoonsgegevens bevatten, zelfs al staat je naam niet op de vragenlijst.
Persoonsgegevens kunnen op veel manieren gebruikt worden: opslaan, raadplegen, klasseren, verpsreiden, bijwerken, verwijderen... Dit noemt men ook wel het verwerken van persoonsgegevens Bovendien kunnen persoonsgegevens ook schriftelijk, mondeling, digitaal...gebruikt worden. Daarbij blijven steeds dezelfde principes van kracht.
Welke persoonsgegevens gebruikt de Erfgoedkring 8460?
Er zijn heel veel verschillende persoonsgegevens, zoals een naam, voornaam, familienaam, rijksregisternummer... Een exhaustief overzicht geven is dan ook moeilijk. Om een beter begrip op de soorten persoonsgegevens te geven, verdeelt de Erfgoedkring 8460 die in 10 groepen:
1. Identiteit
Dit gaat om bijvoorbeeld: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, leeftijd, geslacht... Ook unieke identificatienummers worden hieronder gezien, zoals het rijksregisternummer, nummerplaat...
2. Financiën
Dit zijn gegevens die nodig zijn om te factureren of die inzicht geven op de financiële situatie van iemand. Dat kan gaan om: bankrekeningnummer, inkomsten, uitgaven, bedragen, compensaties, leningen, waarborgen, uitkeringen, subsidies, giften... Daarnaast kan het ook gaan over financiële informatie in bijvoorbeeld afgesloten verzekeringen, informatie over pensioenen, afgesloten overeenkomsten tussen partijen en schikkingen en vergunningen...
3. Woning
Hiermee wordt niet het adres bedoeld (dit is eerder onder identiteit te zien), maar wel extra informatie over je woning of woonsituatie. Dat kan gaan over de eigenschappen en indeling van de woning, of je huurder of eigenaar bent, of je dit als tweedeverblijf hebt of het onder leegstand valt...
4. Manier van leven
Die gegevens gaat over je manier van leven, zoals over bepaalde gewoonten (zoals alcoholgebruik, roken...), over reizen of verplaatsingen, over sociale contacten die je hebt. Ook informatie over bepaalde bezittingen kan onder deze groep gezien worden.
5. Opleiding
Dit gaat over informatie over afgelopen of nog lopende opleidingen, bijscholingen... Niet alleen de soort opleiding, richting, school... kan aan bod komen, maar ook gegevens over evaluaties worden hieronder gezien.
6. Relaties
Dit is informatie over familie en eventuele andere kenissen. Dit kunnen bijvoorbeeld contactgegevens in geval van nood zijn, maar ook informatie over huwelijken, scheidingen, kinderen, verwanten...
7. Beroep
Dit zijn gegevens over je huidige en vroegere beroepen. Ook eventuele sollicitaties, werkplanningen, beveiliging (vb. toegangscodes), evaluaties, ontslagen... vallen hieronder.
8. Audiovisueel materiaal
Dat kan om foto's, videobeelden of bepaalde geluidsopnames gaan. Ook de beelden van de bewakingscamera's worden hieronder gezien.
9. Vrije tijd en interesses
Dit is informatie waaruit interesses af te leiden zijn. Dat gaat bijvoorbeeld om inschrijvingen voor bepaalde activiteiten, lidmaatschap van bepaalde verenigingen...
10. Bijzondere
Sommige persoonsgegevens zijn gevoeliger dan andere. Daarom zijn er aantal 'bijzondere categorieën' van persoonsgegevens. Dat gaat om gegevens over de gezondheid, over ras of etnische afkomst, over politieke opvattingen, over religie of levensbeschouwelijke overtuigingen, over genetische gegevens, over lidmaatschap van een vakbond, over biometrie of over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Ook de erfgoedkring gebruikt, afhankelijk van het doel, zo'n persoonsgegevens (bijvoorbeeld bij specifiek onderzoek). Soms beschouwt de erfgoedkring gegevens die nauw verbonden zijn met deze zaken ook als gevoelig. Zo zal informatie over het migrantenstatuut, over eventuele (administratieve) sancties als gevoelig worden gezien. Er wordt dan ook extra voorzichtig met die gegevens omgegaan.
Waarom worden jouw persoonsgegevens verwerkt?
De persoonsgegevens die gebruikt worden zijn afhankelijk van het doel waarvoor ze gebruikt worden. Zo zullen de gegevens die we gebruiken voor het organiseren van een activiteit verschillen van de persoonsgegevens die we gebruiken voor het financieel ledenbeheer. Het basisprincipe dat gehanteerd wordt, is dat enkel de gegevens die nodig zijn om het doel (of de dienstverlening of taak in kwestie) te bereiken gebruikt mogen worden.
De Erfgoedkring 8460 heeft verschillende dienstverleningen en taken. Samengevat kan dit in onderstaande hoofddoelen onderverdeeld worden (in willekeurige volgorde).
Financieel beheer
Dit gaat om het beheer van onze financiën en bijhouden van de financiële bewijsstukken. Voor de opvolging van de ontvangsten en betalingen worden soms persoonsgegevens verwerkt (Bv. de vermelding van jouw naam op de bankuittreksels). We doen dit vanuit onze wettelijke verplichting.
Ledenbeheer
Voor ons ledenbeheer houden we enkele contactgegevens over jou bij. Het om volgende gegevens: naam, adres, emailadres, telefoonnummer en gegevens over het lidgeld dat je hebt betaald (en andere financiële gegevens). We verwerken die gegevens om de betalingen op te volgen, om met jou te communiceren over onze activiteiten van het huidige en het komende werkingsjaar en om onze jaarboeken aan het juiste adres te kunnen bezorgen. We houden onze ledenlijsten drie jaar bij. We doen dit vanuit het gerechtvaardigd belang.
Organiseren van activiteiten
Om onze activiteiten te kunnen plannen, houden we een inschrijvingslijst bij. Hierop staan de contactgegevens van de ingeschrevenen (zowel leden als niet-leden). Het gaat om de voor- en achternaam, adres en telefoonnummer. We proberen deze gegevens niet langer bij te houden dan twee jaar. We doen dit vanuit het gerechtvaardigd belang.
Communicatie
De Erfgoedkring 8460 houdt een mailinglijst bij van personen die zich inschreven op de nieuwsbrief. Wij gebruiken die lijst om jou op de hoogte te houden over de laatste nieuwtjes rond onze werking. Hiervoor vragen we jou toestemming en je kan je ook te allen tijde uitschrijven. We houden de gegevens bij tot je jou uitschrijft.
Publiekswerking
In samenwerking met het stadsarchief verzamelen, digitaliseren, beschrijven, bewaren en ontsluiten we beelden met een erfgoedwaarde. Indien er identificeerbare personen op de foto staan, beschrijven we de naam bij de foto. Soms kan het voorvallen dat sommige personen op de foto nog in leven zijn. Het is nagenoeg onmogelijk om dit allemaal na te gaan. Bijgevolg kan het zijn dat wij sommige van die gegevens toch publiceren op onze beeldbank. Indien jouw beeltenis of gegevens in een beschrijving zouden staan en je deze wenst te verwijderen, dan kan je ons contacteren om deze van het publieksportaal te halen. Indien je meent dat er een inbreuk wordt gepleegd tegen de auteursrechten, kan je ons eveneens aanschrijven hierover. We beheren de beeldbank vanuit een gerechtvaardigd belang.
Onderzoek
De erfgoedkring voert ook historisch onderzoek uit. Hiervoor kunnen allerlei gegevens gebruikt worden, afhankelijk van het onderzoek in kwestie. Voor het publiceren proberen we waar mogelijk toestemming te krijgen. Indien je meent dat er toch geen toestemming werd verkregen, kan je ons hierover aanschrijven.
Bestuur en administratie
Voor bepaalde administratieve taken kunnen er soms ook persoonsgegevens gebruikt worden. Dat gaat bijvoorbeeld om het het behandelen van verzekeringen en schadegevallen, om juridische zaken (vb. uitreiken gasboetes en aankoop en verkoop van patrimonium...), om ICT-ondersteuning...
Rechtmatigheid
De erfgoedkring moet steeds een geldige reden hebben om met jouw persoonsgegevens om te gaan. Dit wordt ook wel de rechtmatigheid of de grondslag van de verwerking genoemd. De erfgoedkring kan jouw persoonsgegevens op basis van volgende grondslagen verwerken:
1. Je geeft ons toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken.
Bijvoorbeeld: Je schrijft je in op een nieuwsbrief.
2. Het is nodig om een overeenkomst uit te kunnen voeren.
Bijvoorbeeld: We sluiten een overeenkomst met je af om te komen spreken of om dienstverlening te doen. Zonder jouw persoonsgegevens kan die overeenkomst (of dienstverlening) dan ook niet of in beperkte mate uitgevoerd worden.
3. Het is nodig om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Bijvoorbeeld: Voor een subsidieaanvraag kan het soms verplicht zijn om gegevens over leden door te geven. Deze verwerking is vastgelegd in de wetgeving.
4. Het is nodig om het vitaal belang van iemand (of meerdere personen) te beschermen.
Bijvoorbeeld: Tijdens een noodgeval waarbij er gevaar is voor het leven of de gezondheid van bepaalde burgers, kan het bestuur de nodige persoonsgegevens gebruiken om de evacuatie vlot te laten verlopen.
5. Daarnaast bestaat er nog een andere reden: gerechtvaardigd belang. Dat wordt ingeroepen als de overige grondslagen minder van toepassing zijn en het nodig is om een goede en vlotte werking te voorzien.
Bijvoorbeeld: Om de vlotte werking van de website te garanderen worden er functionele cookies voorzien.
Wie heeft toegang tot of ontvangt jouw persoonsgegevens?
De erfgoedkring is de verantwoordelijke van de verwerking en bepaalt de doeleinden en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent dat de erfgoedkring bepaalt waarvoor de gegevens worden verwerkt en hoe dat moet gebeuren. Binnen de erfgoedkring hebben de nodige bestuursleden toegang tot alle gegevens.
Voor samenwerkingen met het stadsbestuur of vragen waarvoor de medewerking van de stedelijke archiefdienst nodig is, worden je gegevens indien nodig ook doorgestuurd naar het stadsbestuur van Oudenburg. Daar kunnen enkel de nodige personen van de archiefdienst en cultuurdienst je gegevens bekijken. Zij zijn aan geheimhoudingsplicht onderworpen.
Voor bepaalde verwerkingen werkt de erfgoedkring samen met (externe) leveranciers. Als die leveranciers ook persoonsgegevens verwerken, worden die ook wel verwerkers genoemd. Dat is bijvoorbeeld het geval voor bepaalde softwareleveranciers. Ook die leveranciers moeten de passende maatregelen nemen en vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens omgaan.
Bij het verwerken van jouw persoonsgegevens wordt er zoveel mogelijk voor gekozen om de data binnen de Europese Economische Ruimte te houden. In bepaalde specifieke gevallen kan dat niet gegarandeerd worden. In kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming moet dan aan een aantal voorwaarden voldaan worden. Daarbij kan de doorgifte in bepaalde situaties op basis van adequaatheidsbesluiten plaatsvinden. Dat zijn besluiten waarbij de Europese Commissie erkent dat specifieke landen of instellingen een passend beschermingsniveau hebben om de doorgifte uit te oefenen. Dat is bijvoorbeeld het geval voor het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Israël... Indien er geen adequaatheidsbesluiten zijn kan de doorgifte soms plaatsvinden op basis van passende waarborgen (bijvoorbeeld contractuele regelingen, leverancier is aangesloten bij gedragscode of certificeringsmechanisme...) of bindende bedrijfsvoorschriften. Daarnaast zijn er ook enkele specifieke andere afwijkingen waarbij die doorgifte mogelijk is. Wil je weten of jouw persoonsgegevens ook aan landen buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven en op basis van welke voorwaarden dit gebeurt? Contacteer dan het bestuur (zie de contactgegevens op deze pagina).
Van waar komen jouw persoonsgegevens?
De erfgoedkring verkrijgt jouw persoonsgegevens op verschillende manieren, afhankelijk van de taak die wordt uitgevoerd.
Soms worden persoonsgegevens rechtstreeks van jou verkregen. Dat is bijvoorbeeld het geval als je je naam in een formulier invult, je aan een balie inschrijft voor een activiteit...
In bepaalde situaties kunnen de gegevens ook via andere personen of organisaties bij ons terecht komen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn indien bepaalde wettelijke vertegenwoordigers je informatie doorgegeven, bij het uitoefenen van het recht op overdraagbaarheid, indien er doorverwezen wordt van andere instellingen... Sowieso wordt dan ook de rechtmatigheid van de verwerking nagegaan en de juiste rechtsgrond ingeroepen.
Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bijgehouden?
In principe mogen jouw persoonsgegevens enkel bijgehouden worden zolang ze nodig zijn om het doel waarvoor ze verzameld werden te bereiken. In bepaalde gevallen is het echter verplicht om die persoonsgegevens ook langer bij te houden (bijvoorbeeld voor juridische bewijskracht). Bovendien hebben bepaalde archiefstukken en documenten van de overheid mogelijk ook een historische waarde en is het permanent bewaren van die stukken dan ook soms als een taak van algemeen belang te zien. Voor specifieke vragen over hoe lang persoonsgegevens voor een bepaald doel worden bijgehouden, kan je terecht bij de erfgoedkring (zie contactgegevens op deze pagina).
Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen?
Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Hieronder worden de belangrijkste overlopen. Indien je bepaalde rechten wil uitoefenen kan je hiertoe steeds een verzoek indienen via het bestuur (zie de contactgegevens op deze pagina). Om zeker te zijn dat het verzoek tot uitoefenen effectief door jou wordt ingediend moet je een identiteitsbewijs bij de aanvraag toe te voegen. Daarbij mogen de persoonsgegevens op jouw identiteitsbewijs die niet strikt noodzakelijk zijn voor je verzoek zwart gemaakt worden (vb. kaartnummer, vervaldatum...). Het verzoek zelf omschrijf je best zo specifiek mogelijk. Op die manier kan je verzoek wellicht sneller behandeld worden.
Nadat de erfgoedkring de aanvraag ontvangen heeft krijg je binnen dertig dagen schriftelijk antwoord op jouw vraag. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Indien dat het geval is, wordt je hiervan op de hoogte gebracht. Hou er rekening mee dat er op de uitoefening van sommige rechten ook beperkingen kunnen gelden. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer er afbreuk gedaan wordt aan de privacy van anderen, wanneer er bezwaren zijn voor de openbare veiligheid... Indien je verzoek (gedeeltelijk) geweigerd zou worden, wordt de reden hiervoor steeds meegegeven.
De uitoefening van de vermelde rechten is kosteloos. De erfgoedkring behoudt zich wel het recht om een redelijke vergoeding aan te rekenen voor administratieve kosten die gepaard kunnen gaan met het verstrekken van de door jou gevraagde informatie of het treffen van de door jou gevraagde maatregelen.
Recht op informatie
Je hebt het recht om te weten hoe de erfgoedkring met jouw persoonsgegevens omgaat. De erfgoedkring probeert hierover zo transparant mogelijk te communiceren. Dat gebeurt bijvoorbeeld via deze privacyverklaring. Ook als je je inschrijft voor bepaalde activiteiten, bepaalde formulieren invult, overeenkomsten met ons afsluit... proberen we aan te geven hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan.
Recht op inzage
Je mag steeds vragen om de persoonsgegevens in te kijken die het bestuur over jou bezit. Bovendien mag je een kopie vragen van jouw gegevens. Je hebt het recht om je persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te krijgen (bijvoorbeeld Word, pdf, Excel, XML, CSV...).
Recht op het intrekken van toestemming
Als je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van je gegevens, mag je die toestemming steeds intrekken.
Recht op verbetering
Merk je dat je gegevens niet correct of up-to-date zijn? Je hebt het recht om die informatie te laten verbeteren.
Recht op wissen van gegevens
In een aantal gevallen kan je je persoonsgegevens laten wissen. Dat is het geval als de erfgoedkring de gegevens wettelijk gezien moeten bijhouden. Zo zal je niet uit het bevolkingsregister verwijderd kunnen worden.
Recht op beperking van verwerking
Je hebt het recht om de de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Dat is het geval in volgende gevallen:
- als je het recht op verbetering uitoefent en de erfgoedkring de gegevens nog niet verbeterde of de juistheid nog niet kon controleren
- indien de erfgoedkring, ondanks alle inspanningen, toch op een onrechtmatige manier zou verwerkt hebben, maar je je toch verzet tegen het verwijderen van de gegevens
- als de erfgoedkring je gegevens wil vernietigen (na verloop van de bewaartermijn), maar je die nog nodig kan hebben voor een rechtsvordering
- als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er is nog geen antwoord gekomen of de vraag of jouw belangen zwaarder doorwegen dan die van het algemeen belang of het openbaar gezag
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Je hebt het recht om je persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te krijgen (bijvoorbeeld Word, pdf, Excel, XML, CSV...) zodat die opnieuw gebruikt kunnen worden door een andere dienst of instelling. Je mag die persoonsgegevens dan zelf aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen, maar als je dat wil en het technisch mogelijk is, kan de erfgoedkring die overdracht ook voor jou doen.
Recht op menselijke tussenkomst bij geautomatiseerde besluitvorming
Voor sommige verwerkingen bepaalt de erfgoedkring zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerking komt voor iets (vb. bepaalde subsidies, bepaalde sociale voordelen...). Wil je weten of dat ook voor jouw persoonsgegevens het geval is? Contacteer dan het bestuur (zie de contactinformatie op deze pagina).
Bij geautomatiseerde beslissingen of beslissingen die zuiver op een aantal kenmerken gebaseerd zijn heb je het recht om een menselijke tussenkomst te vragen, behalve als de erfgoedkring jouw persoonsgegevens verwerkt volgens een overeenkomst die er met je werd afgesloten, als het wettelijk is toegelaten of als je uitdrukkelijk je toestemming verleende. In dat laatste geval kan je die toestemming wel nog intrekken.
Recht op bezwaar
Je kan het recht van bezwaar inroepen voor de persoonsgegevens die de erfgoedkring over jou verwerkt in kader van het algemeen belang, in kader van de opdrachten van het openbaar gezag of in kader van de gerechtvaardigde belangen van de erfgoedkring. Als jouw belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan het algemeen belang of het openbaar gezag, zal de erfgoedkring stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens.
Mogelijkheid om klacht in te dienen
Indien je niet akkoord bent met de wijze waarop het bestuur omgaat met jouw persoonsgegevens kan je in eerste instantie terecht bij het bestuur (zie contactgegevens). In tweede instantie kan je terecht bij de Vlaamse Toezichtcommissie, waar je de mogelijkheid hebt om klacht in te dienen. De Vlaamse Toezichtcommissie is bevoegd voor klachten over de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor Vlaamse overheden/instanties, waartoe de meeste taken van de erfgoedkring behoren. Daarnaast kan je ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), die ook voor de andere taken bevoegd is. Voor klachten met betrekking tot het OCMW is de Gegevensbeschermingsautoriteit meestal bevoegd. Bij twijfel over tot welke instantie je je klacht kan richten, mag je dit steeds navragen bij het bestuur (zie de contactgegevens op deze pagina).
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel
W Klacht indienen
Gebruik van de website en nieuwsbrieven
Wanneer je onze website bezoekt, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens, zoals IP adressen en ‘cookies’ om de goede werking en veiligheid van onze website te garanderen of om bepaalde analyses uit te voeren. Voor de niet noodzakelijke (functionele) cookies vragen we steeds je toestemming (bijvoorbeeld voor analysecookies). Andere gegevens die we tijdens je websitebezoek (automatisch) verzamelen zijn om de veiligheid en de goede werking van onze website te garanderen. In dat geval is de grondslag gerechtvaardigd belang. Als je bepaalde formulieren invult tijdens je websitebezoek, kan de ingeroepen grondslag per formulier verschillen (vb. voor burgerzaken is dit een andere grondslag dan voor sportactiviteiten). Meestal is de grondslag daarvoor toestemming, maar in bepaalde specifieke gevallen kan dat anders zijn. Meer informatie over de grondslag is dan in het formulier zelf te vinden (of bij de bijkomende uitleg erbij) of kan via het bestuur (zie de contactinformatie op deze pagina) verkregen worden.
Nieuwsbrieven worden verstuurd nadat je hiervoor expliciet toestemming gaf. Je kan die toestemming steeds intrekken via de uitschrijfknop in de nieuwsbrief of door contact op te nemen met de erfgoedkring (via de contactgegevens op deze pagina).
Meer informatie over de cookies op onze website en waarvoor we die gebruiken, vind je terug in de cookieverklaring.